Eignungsprüfung bei öffentlichen Aufträgen: Nachweise, Referenzen, Eigenerklärung

Stand: 23.10.2026 · Mike Streibl, Gründer von TenderTool · Kein Ersatz für Rechtsberatung

Bei der Eignungsprüfung stellt die Vergabestelle fest, ob Ihr Unternehmen den Auftrag leisten kann. Sie prüft Fachkunde, wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit. Oft genügen zunächst Eigenerklärungen. Nachweise verlangt die Vergabestelle später oder gleich mit dem Angebot, je nach Verfahren.

Was die Vergabestelle prüft

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, zum Beispiel Eintrag im Handelsregister oder in der Handwerksrolle, oder eine Genehmigung.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit, zum Beispiel Umsatz, Bilanz und Versicherungsschutz.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit, zum Beispiel Referenzen, Personal, Ausstattung und Zertifikate.
Zuverlässigkeit, zum Beispiel keine Ausschlussgründe und bezahlte Steuern und Sozialabgaben.

Die Vergabestelle darf nur Anforderungen stellen, die zum Auftrag passen. Welche gelten, steht in der Bekanntmachung und in den Vergabeunterlagen.

Übliche Nachweise

Nachweis	Wofür	Worauf Sie achten
Referenzen	Technische und berufliche Leistungsfähigkeit	Meist Auftraggeber, Zeitraum, Umfang und Ansprechpartner. Der Zeitraum und die Vergleichbarkeit stehen in den Unterlagen.
Umsatz	Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit	Meist der Jahresumsatz der letzten Geschäftsjahre, oft mit einem Mindestwert.
Versicherung	Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit	Berufs- oder Betriebshaftpflicht, oft mit Mindestdeckungssumme und gültigem Zeitraum.
Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung	Befähigung	Die Vergabestelle nennt oft ein Höchstalter des Auszugs.
Unbedenklichkeitsbescheinigungen	Zuverlässigkeit	Von Finanzamt, Krankenkassen und Berufsgenossenschaft. Sie haben ein Ausstellungsdatum.
Zertifikate	Technische und berufliche Leistungsfähigkeit	Zum Beispiel ISO 9001, mit Gültigkeitsdatum.

Eigenerklärung statt Nachweis

Viele Vergabestellen verlangen im ersten Schritt nur Eigenerklärungen: Sie bestätigen selbst, dass Sie die Anforderungen erfüllen. In EU-weiten Verfahren gibt es dafür die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE). Die Nachweise müssen Sie dann oft erst vorlegen, wenn Sie den Zuschlag erhalten sollen. Ob und wann, regeln die Vergabeunterlagen.

Eine Eigenerklärung muss stimmen. Falsche Angaben können zum Ausschluss führen.

Präqualifikation

Mit einer Präqualifikation weisen Sie Ihre Eignung einmal bei einer anerkannten Stelle nach und können die Eintragung bei vielen Ausschreibungen statt einzelner Nachweise vorlegen. Für Bauleistungen gibt es das PQ-VOB, für Liefer- und Dienstleistungen das Amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ). Ob die Vergabestelle die Präqualifikation anerkennt, steht in den Vergabeunterlagen.

Checkliste: Was liegt bei Ihnen bereit?

Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung, nicht älter als gefordert
Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt, Krankenkassen und Berufsgenossenschaft
Nachweis der Haftpflichtversicherung mit Deckungssumme und Laufzeit
Umsatzzahlen der letzten Geschäftsjahre
Referenzliste mit Auftraggeber, Zeitraum, Umfang und Ansprechpartner
Zertifikate mit Gültigkeitsdatum
Qualifikation und Erfahrung des Schlüsselpersonals
Eigenerklärungen, von einer vertretungsberechtigten Person unterschrieben

Wie das TenderTool dabei hilft

Im Unternehmensprofil erfassen Sie Firmendaten, Referenzen und Nachweise einmal, samt Ablaufdatum. Die Eignungsprüfung gleicht jede Eignungsanforderung einer Ausschreibung mit Ihrem Profil ab und zeigt, was erfüllt ist und was fehlt. Fehlende Werte wie Umsatz oder Mitarbeiterzahl fragt das Fakten-Interview kurz ab. Prüfen Sie das Ergebnis vor der Abgabe selbst.

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Häufige Fragen

Kurz beantwortet.

Reicht eine Eigenerklärung?

Oft im ersten Schritt, ja. Welche Nachweise zusätzlich und wann verlangt werden, steht in den Vergabeunterlagen.

Wie alt dürfen Nachweise sein?

Das legt die Vergabestelle fest. Für Auszüge und Bescheinigungen nennen die Unterlagen oft ein Höchstalter. Prüfen Sie das bei jeder Ausschreibung einzeln.

Was tun, wenn mir eine Referenz fehlt?

Klären Sie zuerst, was die Vergabestelle unter „vergleichbar“ versteht, gegebenenfalls mit einer Bieterfrage. Unter Umständen können Sie sich auf die Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen stützen. Das muss die Ausschreibung zulassen. Fragen Sie hierzu eine Fachperson für Vergaberecht.

Was ist der Unterschied zu KO-Kriterien?

Eignungskriterien betreffen Ihr Unternehmen, KO-Kriterien (Mindestanforderungen) das Angebot. Beides kann zum Ausschluss führen.